Em muitas organizações, o processo de aprovação de um documento não termina com uma única assinatura. Frequentemente, é necessária uma sequência de aprovações – começando pelo funcionário, passando pelo gerente direto e chegando ao departamento financeiro ou ao CEO. O sistema iForms permite definir um fluxo de assinaturas sequencial (Sequential Signing), no qual o próprio sistema gerencia essa "corrida" para você: assim que um signatário conclui a sua parte, o formulário é enviado automática e imediatamente para o próximo da fila, até a conclusão total do processo.
Fluxo de Trabalho Estruturado (Workflow): A definição prévia da ordem dos signatários garante que o documento não chegue à última instância antes de ser aprovado por todas as partes anteriores.
Automação na Transição entre Signatários: Não há necessidade de enviar o documento manualmente de um signatário para o outro. O sistema detecta a assinatura e repassa o link para o próximo participante de forma automática.
Controle do Status do Processo: Você pode ver a qualquer momento com quem o documento está "travado" e quem já o assinou, permitindo identificar gargalos em tempo real.
Prevenção de Erros e Confusão: Cada signatário visualiza apenas as partes que lhe são relevantes ou o documento completo conforme assinado pelos seus predecessores, evitando assinaturas em versões não finalizadas.
Assinatura em um Único Documento Central: Ao final do fluxo, gera-se um único arquivo PDF contendo todas as assinaturas de todos os envolvidos, sem a necessidade de consolidação manual de arquivos.
Lembretes Direcionados: O sistema envia lembretes apenas para o signatário cuja vez chegou, acelerando a conclusão de todo o processo de forma inteligente.
Grande Economia de Tempo Administrativo: Elimina a necessidade de secretárias ou gerentes de projeto realizarem acompanhamento manual e telefônico do "circuito de assinaturas" físico ou por e-mail.
Precisão Jurídica e Regulatória: Garante que os processos de aprovação (como aprovação de compras ou contratos de trabalho) sejam realizados exatamente de acordo com as normas da empresa e a legislação.
Notificações de Conclusão para Todos: Assim que a última assinatura é realizada, o sistema pode enviar automaticamente uma cópia do documento final assinado para todos os participantes do fluxo.
Profissionalismo Operacional: Um fluxo digital de assinaturas transmite aos clientes e fornecedores a imagem de uma organização eficiente, moderna e bem estruturada.